Comment Calculer vos besoins en espace commercial et identifier votre stratégie de lieu de travail
De nombreuses entreprises n'ont pas de ressources internes dédiées à la fourniture de solutions pour leurs besoins en espace de travail croissants. Quelle stratégie de lieu de travail devriez-vous adopter en tant qu'organisation ? Et surtout, comment pouvez-vous évaluer et calculer les besoins en espace de votre organisation ?
Données de référence et Benchmark
Dans leur rapport 2018-2019, CBRE a répertorié la densité moyenne d'espace par secteur de l’industrie, offrant ainsi un ordre de grandeur très utile. En pratique, ces valeurs dépendent largement de votre stratégie de lieu de travail. La densité moyenne est de 225 pieds carrés rentables (RSF) par poste, avec une plage variant de 130 à 350 pieds carrés ou plus. Un dirigeant peut rapidement consulter ces chiffres et estimer qu'il faudrait environ 15 000 RSF d’espace de bureau pour 100 employés.
Stratégie du lieu de travail
Selon Audrey Ellison Schriefer, la stratégie de lieu de travail est “the dynamic alignment of an organization’s work patterns with the work environment to enable peak performance and reduce costs.” En traduction libre, il s’agit de l'alignement dynamique des modes de travail d'une organisation avec l'environnement de travail pour favoriser l’optimisation des performances et la réduction des coûts ». Cette stratégie repose sur la culture de l'entreprise et l'environnement construit, y compris sa technologie, ses équipements, son mobilier et ses équipements. Les organisations doivent bien considérer leur stratégie de lieu de travail pour trois raisons principales :
Évolution des modèles de travail : Les exigences des emplois, les styles de gestion et les technologies de l'information et de télécommunication évoluent au fil des décennies et des générations.
Évolution de la main-d'œuvre : La diversité de la main-d'œuvre, les catégories d'âge des employés, les besoins en équilibre travail-vie personnelle et les relations employé-employeur sont en constante évolution. Les générations X, Y et Z font face à des défis différents.
Transformation des espaces de travail : Les approches traditionnelles des espaces de travail de l'ère industrielle deviennent obsolètes, laissant place à des environnements de
Structure de base d'un espace de bureau
Un espace de bureau peut être divisé en espaces principaux et en espaces secondaires ou de soutien. Les espaces principaux peuvent être subdivisés en espaces de concentration et espaces de collaboration. Cependant, il existe également des espaces de soutien aux locataires, des espaces communs du bâtiment et des espaces techniques de soutien majeurs.
Espaces de concentration : Ce sont des espaces de travail individuels, qui peuvent être des bureaux privés fermés ou des postes de travail ouverts.
Espaces de collaboration : Ce sont des zones de collaboration en équipe, y compris des salles de réunion, des salles de formation et des salles de conférence. Il existe également des zones de collaboration ouvertes.
Espaces de soutien aux locataires : Il s’agit des zones de réception, les salons, les salles de bain, les salles de bien-être, les cuisines et les cafétérias.
Espaces de soutien au bâtiment : Ce sont des espaces dans le cœur du bâtiment et des zones communes telles que les halls d'ascenseurs, les salles mécaniques et électriques de l'étage et les toilettes principales.
Espaces techniques majeurs : Ceux-ci incluent les pénétrations verticales telles que les cages d'escalier de secours, les ascenseurs, les grands puits techniques, les zones de sous-sol et les garages.
Comment calculer vos besoins en surface locative ?
La General Services Administration (GSA) des États-Unis a proposé une approche simple en 2012 pour calculer les besoins en espace de bureau. Leurs études de cas montrent également que les besoins en espace, en termes de pieds carrés utilisables par poste, diminuent à mesure que nous passons d'un aménagement de bureau traditionnel à des espaces plus ouverts et collaboratifs.
Calculer l'espace net (NSF) : Exprimé en pieds carrés nets, il représente la somme des unités de travail ou espaces principaux et des espaces de soutien aux locataires. Il comprend, mais sans s'y limiter, les postes de travail, bureaux privés, salles de réunion et de conférence, espaces de collaboration, cafétérias et zones d'accueil.
Calculer l'espace de circulation (CA) : C'est l'espace utilisé comme route de circulation pour connecter les unités de travail individuelles. Le facteur de circulation peut varier de 25 % à 40 % de l'espace total utilisé. Un facteur de 28 % correspond à un multiplicateur de circulation (CM) de 1,4 (1/(1-28%)), donc CA = NSF x (CM - 1).
Calculer l'espace utilisable (USF) : la somme des espaces nets et des espaces de circulation. USF = NSF + CA.
Surface Locative (RSF) : C'est l'espace utilisable ajouté à la part au prorata des espaces de soutien au bâtiment ou des zones communes. Ce prorata peut varier de 15 à 25%, de manière générale.
Calculer la Surface Brute de Plancher (GFA) : C'est la surface locative ajoutée aux pénétrations verticales et aux sous-sols.
Exemple de calcul de vos besoins en surface locative
Supposons que vous ayez besoin d’un espace pour 100 professionnels, notamment :
Espace de concentration
95 Postes de travail (8 pi x 8 pi) : 6 080 pi²
1 Bureau Exécutif (10 pi x 12 pi) : 120 pi²
4 Bureaux standards (10 pi x 10 pi) : 100 pi²
Espaces de collaboration
1 Salle de conférence (20 pi x 25 pi) : 500 pi²
1 Salle de formation (20 pi x 20 pi) : 400 pi²
2 Salles de réunion (15 pi x 20 pi) : 600 pi²
3 Salles de coaching/interview (10 pi x 10 pi) : 300 pi²
3 Espaces collaboratifs ouverts (10 pi x 10 pi) : 300 pi²
Espaces de soutien
1 Salle de réception (15 pi x 20 pi) : 300 pi²
1 Espace cafétéria et cuisinette : 600 pi²
2 espaces collaboratifs (15 pi x 20 pi) : 600 pi²
Salle d’imprimante : 70 pi²
Garde-robe d’entrée : 30 pi²
Le total est de 9 800 pi² (NSF). En considérant un multiplicateur de circulation de 1,25, l’entreprise aura besoin d’environ 12 250 pi² d’espace utilisable (USF). Et alors si le bâtiment a une efficacité de 78%, il s’agira d’environ 15 000 pi² de surface locative (RSF).
Et Après ?
Une fois que vous avez défini votre stratégie de lieu de travail et calculé vos besoins en espace, et acquis ou loué un espace, la phase suivante est l'exécution. Si vous avez des normes de conception ou avez élaboré un cahier des charges (par exemple, un programme fonctionnel et technique), fournissez-le à votre entrepreneur général en construction. Étant donné que l’échéancier et la qualité sont essentiels, faite valoir votre accord de service avec votre entrepreneur partenaire. Autrement, recherchez et sélectionnez un entrepreneur en rénovation le mieux adapté pour réaliser votre projet, que ce soit en conception-construction ou par une autre méthode de livraison de projet alignée avec vos objectifs et risques de projet. Vous souhaitez connaître les coûts approximatifs ? Lisez davantage sur ces sujets et plus encore sur notre page de blog.
Prêt à concrétiser votre projet de construction ?
Contactez Xenofan Consultants Constructions dès maintenant pour discuter de vos besoins et découvrir comment notre expertise peut vous aider à atteindre vos objectifs. De la planification à l'exécution, nous faisons de votre expérience de la livraison du projet notre priorité.
Références :
North America Fit-Out Cost Guide, édition 2018-2019, CBRE, 76 pages.
Schriefer, A. (2005). « Workplace Strategy: What It Is and Why You Should Care », Journal of Corporate Real Estate, Vol. 7 No. 3, pp. 222-233.
Circulation: Defining and Planning, 2012, General Services Administration (GSA), 15 pages.