Estimation classe D et PFT – Programme fonctionnel et technique: Ce qu’il faut savoir
Contexte
Aswath Damodaran, le célèbre professeur de finance, est clair sur le fait que toutes les décisions d'entreprise sont des décisions financières. En effet, toute décision implique une allocation de ressources. De nombreuses entreprises souhaitent se décider et initier des projets de rénovation ou de construction commerciale pour répondre à la croissance, améliorer l'image de marque, créer un environnement aligné avec la stratégie de milieu de travail de l’entreprise, etc. Ces entreprises ont besoin d'informations supplémentaires pour prendre des décisions éclairées. C'est dans cette optique que des expressions telles que « estimation classe D », « étendue des travaux » et « PFT » sont couramment utilisées. Explorons-les pour apporter un peu de lumière.
PFT - Programme Fonctionnel et Technique
Les organisations disposent souvent de budgets annuels pour des travaux d'amélioration locative, de rénovation ou de construction commerciale. Par exemple, si vous avez un budget de 1 M$, vous souhaitez probablement l'investir dans des projets à forte valeur ajoutée pour votre organisation. Même si votre projet est déjà identifié de façon stratégique ou tactique, il est toujours nécessaire de savoir avec une précision acceptable combien il coûtera et s'il sera livré à temps.
Certaines entreprises veulent rafraîchir leurs espaces de travail, d'autres réaménager des bureaux dans un nouvel édifice, et pour d'autres encore, il s'agit de construire leur siège social. Pour déterminer les coûts de construction et l'échéancier de ces projets, il est nécessaire de définir l'étendue des travaux. Si vous n'avez pas encore de normes ou standards de construction interne à votre entreprise, il faut passer par le processus complet de développement du programme fonctionnel et technique, PFT.
Si vous avez une entente de service avec une entreprise de gérance de construction, telle que Xenofan Consultants, celle-ci pourra vous assister durant cette phase de préconstruction. Cependant, si vous disposez en interne d'une expertise en design d’intérieur, architecte, ingénieur et gérant de projet, cela peut également suffire. Ce processus requiert généralement de :
Discuter avec les utilisateurs finaux ou leurs représentants pour définir les objectifs de la rénovation ou de la construction commerciale.
Recueillir et analyser les données sur l’état actuel des lieux.
Développer, proposer et valider les concepts, matérialisés par des plans.
Déterminer les exigences esthétiques, fonctionnelles et les performances techniques des espaces.
Préciser la solution envisagée, généralement représentée par des plans de concept et un devis préliminaire du projet.
Si l'entreprise dispose déjà d'un guide de spécifications ou standard de construction, l'étape 4 sera déjà réalisée et une bonne partie de l'étape 3 sera prescrite. Ce qui est important, c'est que le concept préliminaire issu de ce processus est indispensable pour le développement d'une estimation de type classe D.
Estimation classe D
Sans concept disponible, l’énoncé du projet pourrait ressembler à ceci : « aménager un espace de bureaux de 15 000 pieds carrés pour 80 employés ». En fonction de votre secteur d’activité et de vos projets antérieurs, il est possible de fournir une estimation en dollars par pied carré ou dollars par ETP (équivalent temps plein). Ce serait alors une estimation de type ROM (Rough Order of Magnitude), avec une précision attendue entre -30 % et +50 %. Cependant, avec un concept préliminaire, il est possible d’élaborer une estimation plus précise de l’ordre de -20 % à +30 %, appelée estimation classe D, généralement requise par beaucoup d'organisations avant toute autorisation de projet.
L’estimation classe D est généralement développée selon la structure d’organisation Uniformat II, qui classe les informations par systèmes de bâtiment. L’estimation inclut les frais généraux en fonction du mode de livraison du projet, les frais de conception des documents de constructions par les architectes et ingénieurs, les frais de gestion de projet, ainsi que les frais pour les imprévus, encore appelés les contingences.
Certaines organisations souhaitent elles-mêmes itérer les concepts et valider les coûts avant de faire appel à des consultants externes. Dans ce cas, un partenaire de construction, tel que Xenofan Consultants, pourrait vous aider à mettre en place un guide de construction répondant à vos standards, ainsi qu’un gabarit d’estimation accompagné d'une formation pour votre équipe. Il est également possible de développer des rapports de Benchmark basé sur vos projets antérieurs pour évaluer votre niveau de maturité et identifier les améliorations à apporter.
L’estimation classe D, aussi appelée estimation classe 4, est bien encadrée par la norme américaine ASTM E2516-11 (2019) sur la classification des estimations. Elle nécessite plus d’effort mais est plus précise que l’estimation de type classe 5. Il ne faut pas oublier que toute estimation doit être accompagnée des bases de l’estimation et indiquer clairement la classe à laquelle elle appartient, critère essentiel pour en évaluer la fiabilité.
Que retenir ?
L’estimation classe D et le programme fonctionnel et technique (PFT) sont des outils essentiels dans le cadre de la gestion des projets de construction commerciale. Ils permettent d’établir des coûts précis tout en assurant une planification rigoureuse. En associant ces concepts à une approche méthodique, les entreprises peuvent mieux évaluer leurs options et garantir que leurs projets répondent à leurs besoins stratégiques et opérationnels. L'accompagnement d'experts, qu'il s'agisse d'une équipe interne ou d'un consultant externe comme Xenofan Consultants, facilite cette démarche pour maximiser la valeur de l'investissement.
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