Voici 7 astuces, Comment nos Clients livrent les projets dans les budgets
Toute décision que vous prenez comme organisation a un impact au niveau des ressources – ce sont des décisions financières. De même, pour votre prochain projet de rénovation, d’aménagement de bureau ou de construction commerciale, vous avez sans doute la crainte des dépassements de budget. Cela implique souvent de retourner vers votre comité d’approbation financière, de remonter un business case pour le projet, sans compter la baisse de motivation des équipes de projet et le risque d’échec pour le projet.
Ayant assisté de nombreux clients au fil des années, nous présentons dans cet article sept bonnes pratiques pour vous assurer et contrôler que votre projet soit livré dans les budgets.
Astuce 1 : Comprendre les classes d’estimation des coûts
Vos équipes de projet et vos directeurs exécutifs doivent être formés à la terminologie et aux processus d’estimation. Notamment, il faut comprendre les différentes classes d’estimation qui peuvent être générées tout au long du projet.
De façon sommaire, il existe cinq classes d’estimation, qui sont liées au niveau de définition du projet, au processus d’estimation, au niveau d’effort requis pour développer l’estimation, au but de l’estimation et au niveau de précision attendu.
L’estimation de type ordre de grandeur, ou ROM en anglais : c’est une estimation qui se développe en quelques minutes, avec des informations assez préliminaires du projet. Bien qu’elle ne soit pas très précise, elle donne un bon ordre de grandeur en termes de coûts du projet.
L’estimation de type classe D : elle se développe en quelques heures et se veut plus précise que l’estimation de type ordre de grandeur.
L’estimation de type classe C : elle peut nécessiter quelques jours pour son développement. Toutefois, elle fournit un niveau de précision permettant aux directeurs et aux exécutifs de prendre la décision ou non d’autoriser un projet. Elle nécessite également de raffiner et clarifier les spécifications du projet.
Les estimations de type classe B et classe A : elles sont généralement développées avec les documents prêts pour la construction. Elles offrent le niveau de précision le plus élevé, mais requirent plus d’effort pour les produire.
Astuce 2 : Connaître ses métriques de densité d’occupation et de coûts
Il est important de connaître les chiffres qui définissent votre secteur économique et votre industrie. C’est une référence qui doit vous servir de benchmark et de comparaison, afin de déterminer comment vous vous situez par rapport à la compétition et à l’industrie. Par ailleurs, le benchmarking est un processus continu qui consiste à identifier les meilleures pratiques favorisant une performance exceptionnelle. Évidemment, il faut mesurer notre performance et la comparer à celle de référence.
Par exemple, Si vous désirez louer un espace pour cinquante employés, la question est de savoir combien de pieds carrés approximatifs vous avez besoin. Cependant, si vous trouvez un espace de 10 000 pi² dans une excellente localisation, vous vous demanderez combien d’employés vous pouvez y installer.
La densité d’occupation est un paramètre essentiel de votre stratégie de lieu de travail. Elle est critique pour aligner votre culture de travail avec l’environnement bâti. Est-ce que vos affaires nécessitent un environnement de travail plus collaboratif, individuel ou mixte ? Votre industrie est-elle plus traditionnelle ou moderne ? En effet, quel que soit votre chiffre – 150 pi² par employé ou 500 pi² par employé – vous devez le connaître.
En termes de coûts, combien coûtent en général les travaux de rénovation dans votre secteur commercial ? Si vous réalisez souvent des projets, vous aurez ces chiffres. Sinon, il existe des catalogues régulièrement publiés par les « big four » (CBRE, JLL, Colliers, Cushman & Wakefield), qui vous fournissent des informations très pertinentes.
Astuce 3 : Effectuez d’abord un calcul de coin de table
Le calcul de coin de table est un calcul simple, rapide et approximatif qui permet d’avoir une idée générale et un ordre de grandeur en termes de coûts du projet.
Par exemple, si vous pensez louer un espace et le rénover pour relocaliser une centaine de vos employés, vous ne devez pas aller directement de l’avant. Il faut d’abord valider les besoins et la faisabilité du projet.
Avez-vous vraiment besoin de louer un autre espace ?
Pourquoi ne pas consolider les équipes actuelles et optimiser les espaces existants ?
Ensuite, supposons que vous désirez effectuer des travaux de rénovation et d’aménagement intérieur avec des postes de travail.
Sur un coin de table, quels sont vos métriques : combien cela coûte-t-il ? Supposons que dans votre industrie et votre région, il s’agit d’environ 200 $ par pied carré de rénovation et 7 000 $ par poste de travail.
Et les coûts : Si vous avez un espace de 9 000 pi² pour 50 employés, en termes de rénovation, le projet coûtera environ 1,8 M$, plus 350 000 $ pour la fourniture, l’installation et le câblage des postes de travail.
L’ordre de grandeur de votre projet serait de 2,15 M$ approximativement. Cela vous donne une idée. Selon votre niveau de personnalisation, vos exigences et diverses contraintes, votre projet pourrait coûter entre 1,5 et 3,2 M$. Si cela vous convient, engagez les prochaines étapes. Sinon, il est temps d’apporter des modifications.
Astuce 4 : N’autorisez un projet que si vous avez une estimation préliminaire de classe D
À ce stade, le projet n’est pas encore autorisé, mais il a reçu un avis favorable pour approfondir l’étude de faisabilité. N’autorisez un projet que si vous avez une estimation préliminaire de classe D ou, mieux encore, de classe C.
Si vous avez une équipe en interne ou si vous avez une entente de partenariat avec un entrepreneur en construction comme Xenofan Consultant, il est essentiel d’élaborer un programme fonctionnel et technique (PFT). Cela permet de clarifier vos besoins tout en tenant compte des spécificités et de l’image de marque de votre entreprise, d’analyser les plans existants et de proposer un plan d’aménagement préliminaire qui répond à vos attentes. Les exigences en termes de nombre de bureaux, salles de réunion, postes de travail, cafétéria, espaces de circulation et autres seront validées pour garantir leur alignement avec votre stratégie de lieu de travail.
N’oubliez pas qu’en général, l’équipe de planification du projet doit développer une estimation de classe D ou de classe C. Cette estimation doit être réalisée selon la classification Uniformat II, en tenant compte des divers assemblages et systèmes du bâtiment. Vous devez disposer des détails et des coûts liés à la construction (murs, portes, verre), aux finitions intérieures, aux équipements intégrés (cuisines, etc.), aux systèmes électromécaniques (ventilation, plomberie, électricité, gicleurs), au mobilier et aux équipements, ainsi qu’aux frais généraux, de conception et de gestion.
Par exemple, supposons que votre équipe interne ou votre entrepreneur vous fournisse une estimation de classe D de 2,35 M$. À ce stade, vous allez compléter votre analyse de rentabilité du projet. Si elle est positive, le comité exécutif de l’entreprise autorisera le projet pour la phase de conception et de construction.
Astuce 5 : Ne complétez la conception que si vous avez une estimation de classe C
Une fois le projet autorisé, votre entrepreneur ou votre équipe de gestion de projet commence par engager des designers d’intérieur, des architectes et des ingénieurs pour utiliser le PFT et développer la conception du projet.
Il est primordial de s’assurer que les consultants externes comprennent les besoins et les attentes du client, notamment la valeur recherchée par l’organisation. Les consultants proposent souvent de nombreuses idées, mais il est essentiel de préserver l’idée maîtresse du client et de l’encadrer selon les normes de construction et la réglementation en vigueur. C’est pourquoi il est important d’être pleinement engagé dans les réunions de revue de conception, de poser des questions et de veiller à ce que les plans et devis soient alignés avec les objectifs recherchés.
Cependant, n’allez pas trop vite en appel d’offres ou en soumissions dès que la conception est terminée. Assurez-vous d’abord de revalider les besoins et les coûts afin d’éviter plus tard des surprises et des pertes de temps ou de ressources. Exigez une estimation de classe C ou, mieux encore, de classe B de la part des consultants après leur conception.
Si les estimations dépassent les attentes budgétaires, c’est encore le moment d’ajuster le projet avant de procéder à la construction. Supposons que vous obteniez une estimation de 2,4 M$ et que tout soit correct pour avancer.
Astuce 6 : N’autorisez la construction que si vous avez une estimation de classe A
Une fois la conception terminée et les plans et devis finalisés à 100 %, ce n’est pas encore le moment de procéder à la construction. N’autorisez la construction que si vous disposez d’une estimation de classe A.
Une estimation de classe A demande des efforts significatifs de la part des entrepreneurs en construction. Les donneurs d’ouvrage exigent souvent deux semaines pour produire ce type d’estimation, mais cela peut parfois prendre plusieurs mois.
En effet, il faut planifier l’exécution du projet en développant un échéancier et en déterminant le coût des matériaux, de la main-d’œuvre et des équipements nécessaires à la réalisation du projet. Vous devez exiger et recevoir une estimation détaillée, très souvent organisée selon la classification MasterFormat.
À ce stade, si toutes les étapes précédentes ont été correctement effectuées, le coût prévu de la construction devrait être dans des limites raisonnables. Par exemple, il pourrait s’agir de 2,32 M$. Cela signifie que vous devez prévoir un coût final de construction entre 2,2 M$ et 2,55 M$. C’est pourquoi il est recommandé, en règle générale, de prévoir une marge de 10 % pour les imprévus durant la construction.
Astuce 7 : Administrez le contrat de construction sans autoriser le scope creep
Pour réussir le projet, privilégiez une planification rigoureuse, une communication transparente et veillez à ce que votre expérience soit exceptionnelle.
L’analyse des soumissions ou l’évaluation de la compréhension de l’entrepreneur est primordiale. Assurez-vous que ce dernier ait bien compris vos besoins et attentes. Veillez à ce que la gestion du projet soit efficace et que l’organisation des ressources permette de livrer un projet à forte valeur ajoutée pour votre organisation.
Avant de démarrer le projet, exigez un échéancier des travaux de la part de l’entrepreneur, vous permettant d’identifier les phases majeures, le chemin critique et les principaux livrables.
Pendant le projet, ne cédez pas à la tentation du scope creep (déviation des objectifs), qui peut s’avérer catastrophique et compromettre vos besoins initiaux. Veillez à ce que toute demande de changement soit minutieusement évaluée et validée selon le contrat.
Maintenez une communication transparente avec les équipes de projet.
Chez Xenofan Consultant, nous offrons un processus unique qui privilégie la planification et l'exécution, assurant une communication transparente et une satisfaction optimale. Notre priorité est de vous offrir une expérience de livraison de projet impeccable.
Contactez-nous dès maintenant pour découvrir comment nous aidons nos clients à livrer leurs projets dans le respect des budgets.